În fiecare zi, contul de Microsoft Outlook este asaltat de multiple mesaje. În timp, zecile, sutele de e-mail-uri pot aglomera poșta electronica, pentru a evita acest lucru, este recomandată folosirea opțiunii de arhivare a mesajelor. Această arhivare este o copie de siguranță pentru mesajele aflate pe server, unde spațiul este limitat. Când se arhivează un e-mail în Outlook, el este salvat într-un fișier de format .pst, care poate fi accesat oricând este nevoie.
Timpul necesar pentru această acțiune depinde de numărul de mesaje care se doresc a fi salvate, procesul poate dura de la câteva secunde până la câteva minute.
Pentru a arhiva e-mail-urile din Microsoft Outlook 2016, urmează pașii de mai jos:
1. Se va selecta File apoi Options;
2. La secțiunea Advanced se va da click pe AutoArchive Settings…
3. În această etapă se pot realiza schimbările dorite în privința frecvenței arhivării, se poate bifa sau debifa arhivarea automată (Run AutoArchive every [X] days). Se poate seta ce mesaje sau cât de vechi pot fi mesajele arhivate, ce mesaje pot fi șterse și nu transformate în fișiere .pst.
4. După realizarea schimbărilor dorite se va da click pe OK.
Outlook 2016 – Arhivarea manuala
Un e-mail se poate arhiva și manual, fie că AutoArchive este activat sau nu. Această acțiune se poate realiza, urmând pașii următori:
1. La secțiunea File se va da click pe Info.
2. Lângă Mailbox Cleanup este opțiunea Cleanup Tools, după ce se va da click pe aceasta se selectează Archive.
3. Se va alege folder-ul dorit. Dacă se va selecta Outlook (primul folder de sus), toate articolele se vor arhiva.
4. E-mail-urile se pot alege și în funție de dată sau vechime.
5. Se va da click pe OK și Outlook va arhiva mesajele dorite.
E-mail-urile din Outlook se pot arhiva și într-un alt drive în format .pst. Când se dorește accesarea lor, se va deschide fișierul .pst.
Solutii IT pentru succesul afacerii tale.
Cere oferta!
[:]
