Luati decizii mai rapid, comunicati mai natural cu echipa sau cu partenerii de afaceri, suplimentand comunicarea prin email sau chat. Reduceti costurile de transport, cazare sau diurna pentru deplasarile in afara orasului si imbunatatiti productivitatea evitand timpul petrecut pe drum in afara biroului. Solutiile de teleconferinta reprezinta urmatorul pas in cresterea eficientei companiei dumneavoastra.
Am identificat cele mai potrivite solutii, alegeti varianta potrivita companiei dumneavoastra.
DE CE SUNT TELECONFERINTELE IMPORTANTE PENTRU COMPANIA DUMNEAVOASTRA?
Solutiile de teleconferinta pot fi la fel de utile pentru transmiterea de informatii si luarea de decizii in scopul indeplinirii obiectivelor ca si discutiile purtate fata-in-fata, dar sunt mult mai productive decat orice alta alternativa, prin investitia financiara mult mai redusa pe care o presupune spre deosebire de solutiile de videoconferinta sau prin comunicarea mai naturala comparativ cu solutiile de email. Participantii la conferinta au nevoie doar un telefon fix sau mobil sau pot folosi un computer echipat audio si microfon.
Conform studiilor, teleconferintele sunt mai eficiente, deciziile se iau uneori intr-un timp cu pana la 25% mai scurt decat intalnirile desfasurate fata-in-fata de interlocutorii, la acest beneficiu adaugandu-se si faptul ca prin folosirea acestor solutii nu veti mai fi nevoit sa calatoriti atat de des in afara biroului, lista cheltuielilor scurtandu-se in mod vizibil.
Solutiile de teleconferinta au evoluat vizibil in ultima perioada, iar in prezent ele beneficiaza de numeroase facilitati, pentru ca dumneavoastra sa va puteti bucura de o calitatea superioara a vocii, claritate, eliminarea delay-ului si a ecoului.
CARE SUNT SOLUTIILE DE TELECONFERINTA?
Solutiile existente pe piata difera in functie de numarul maxim de participanti ce se doresc a comunica la un moment dat, de usurinta in utilizare si de calitatea dorita a convorbirilor, precum si de frecventa cu care purtati discutii cu echipa sau de partenerii dumneavoastra.
Exista trei variante de utilizare a solutiilor de teleconferinta: ca serviciu de la un furnizor, prin achizitia unui echipament specializat sau prin instalarea unei solutii software instalata pe un server dedicat.
Ca serviciu de la un furnizor aceste solutii pot fi achizitionate de la un operator sau direct de la Class IT. Veti beneficia astfel de un numar de telefon la apelarea caruita va raspunde un robot telefonic ce va va cere introducerea unui cod ce va permite intrarea intr-o „camera” de teleconferinta. Eliminati astfel costurile investitiei in echipamente hardware si veti plati doar un abonament lunar.
In situatia in care doriti sa dispuneti de propria solutie, am identificat doua echipamente care pot face cu brio unui numar de pana la 8 sau 16 utilizatori.
Polycom este un furnizor de echipamente de calitate ce ofera claritate acustica, una din variantele profesionale este Polycom Sound Station IP 7000, un telefon creat special pentru sala dumneavoastra de sedinte. Acesta transforma discutiile zilnice in conversatii clare, lipsite de perturbatii fonice.
Un alt producator este care ClearOne ofera o interfata orientata catre utilizatori, alaturi de o foarte buna calitate audio. ClearOne MaxTM Wireless si MaxTMEX transforma conversatiile si sedintele de zi cu zi in activitati mult mai interactive si mai dinamice, fapt pentru care, in perioada urmatoare implementarii solutiei, veti observa o crestere a productivitatii angajatilor, ce vor putea colabora mult mai usor cu colegii.
O solutie software ce poate fi folosita atat pentru videoconferinte, cat si pentru teleconferinte, este Microsoft Lync 2010, care va ofera facilitatile solutiilor de teleconferinta „unificata” cu comunicarea traditionala pe email sau chat. Utilizatorii isi pot programa conferintele, se pot alatura rapid discutiilor sau le pot gestiona simplu prin intermediul unei interfete familiare de pe PC, Web, telefon sau dispozitiv mobil.
O solutie extrem de interesanta este oferita de site-ul www.freeconferencecall.com care pune la dispozitie servicii de teleconferinta folosind reteaua publica de telefonie adica telefonul dumneavoastra obisnuit. Solutia freeconferencecall.com este usor de folosit fiind nevoie doar de un nume si o adresa de e-mail pentru a obtine un cont care va ofera posibilitatea sa trimiteti invitatii si sa distribuiti participantilor informatiile de acces, iar pentru a intra in conferinta trebuie doar sa faceti apelul la ora stabilita. Teleconferintele organizate in acest fel ajung pana la un numar de 96 de participanti din orice parte a lumii care pot comunica timp de maxim 6 ore. Freeconferencecall.com permite in plus inregistrarea si descarcarea teleconferintelor care pot fi trimise ulterior in sistem podcast. Solutia este gratuita singurele costuri care intervin fiind cele catre operatorii de telefonie pe care ii utilizati, la un tarif normal.
CAT COSTA?
Serviciul de teleconferinta oferita de operator se poate achizitiona contra unei sume lunare (in jurul valorii de 7 Euro pentru fiecare canal de comunicatie).
Daca vreti ca in sala dumneavoastra de conferinte sa beneficiati de solutia pusa la dispozitie de cei de la Polycom, trebuie sa investiti aproximativ 1.300$, bani ce ii veti recupera intr-un timp scurt, daca tineti cont de economiile ce provin din eliminarea calatoriilor de afaceri. Ganditi-va ca uneori o calatorie de cateva zile poate depasi acest buget, fapt pentru care investitia se poate amortiza aproape imediat. Preturile solutiilor de la Clear One sunt ceva mai mici, in jurul valorii de 300$.
Solutii de la Microsoft presupun o licenta standard pentru Microsoft Lync 2010, ce include mesagerie instantanee si comunicare prin voce ce ajunge la un cost de 31$/utilizator. La aceasta se adauga valoarea echipamentului server si a licentelor pentru sistemul de operare. Costul total pentru o solutie pentru 16 utilizatori se ridica in jurul valorii de 6000$.
CONCLUZII
Solutiile de teleconferinta sunt instrumente strategice de imbunatatire a productivitatii,in special in mediile de business cu o concurenta intensa, in care prioritatile pe termen scurt de imbunatatire a productivitatii si de reducere a costurilor sunt esentiale.
Datorita necesitatii de a comunica in timp real cu echipe sau parteneri distribuiti in mai multe sedii locale sau in diferite orase la nivel national, teleconferintele au devenit un instrument de baza pentru comunicare si colaborare. Companiile 
ce au ales implementarea solutiilor de teleconferinta au beneficiat de o crestere a veniturilor obtinute, de o reducere a costurilor si de eficientizarea activitatii desfasurate, fapt pentru care va recomandam sa luati legatura cu autorul acestui articol, ce va poate ajuta sa alegeti solutia adecvata activitatii pe care o desfasurati, prin telefon 0724.312.500 sau e-mail radu.ilie@classit.ro
