In domeniul in care imi desfasor zilnic activitatea am nevoie din ce in ce mai mult de partajarea informatiilor cu ceilalti colegi si colaborarea la editarea documentelor Office. Si cred ca nu sunt singurul in aceasta situatie.
Cererile cele mai frecvente pe care le intalnesc in relatia cu partenerii Class IT sunt legate de posibilitatea urmaririi workflow-ului pe documente, respectiv stocarea informatiei relativ la cand, cine si ce a modificat sau definirea unor reguli de acces in interiorul organizatiei, cele legate de versionare respectiv posibilitatea de a reveni la forme anterioare ale documentelor sau a securitatii avansate respectiv a drepturilor cat mai granulare asupra documentelor (nu a directoarelor).
Am identificat si am implementat de-a lungul timpului diverse solutii ce pot ajuta, incepand din nou de la cele disponibile in mod gratuit pe Internet, insa cu facilitati limitate si pana la solutiile dezvoltate personalizat pe platforme dedicate. Solutiile gratuite ne ofera avantajul costului, dar si o serie de dezavantaje dintre care cele mai vehiculate sunt legate de securitatea informatiilor, accesul la informatii (disponibilitatea lor) dar si compatibilitatea documentelor cu platformele Microsoft. Solutiile dezvoltate personalizat evident nu sunt pentru orice buget, vorbind in general de sume cu mai mult de 4 zerouri.
Vom folosi ca exemplu de facilitati posibile, una din solutiile cele mai populare de management al documentelor Microsoft® SharePoint®. Cu riscul de a supara Microsoft, Sharepoint este o unealta medie ca facilitati si cost, dar are avantajul de a fi utilizat in intreaga lume de peste 85 milioane de utilizatori.
Sharepoint poate fi usor customizat prin interfata web de management, si dispune de peste 40 de modele de aplicatii, cu ajutorul carora puteti organiza activitatea grupului de lucru din interiorul companiei pentru a indeplini un obiectiv specific, cum ar fi:
- Imbunatatirea individuala a activitatii prin utilitarele de colaborare – Astfel puteti sa va conectati la informatiile de care aveti nevoie si veti beneficia de optiunile de a le primi permanent, crea si organiza documente, informatii indispensabile pentru succesul activitatilor dumneavoastra.
- Administrarea si urmarirea documentelor – Functia imbunatatita de management al documentelor ofera faciliatea de “check-in/ check-out” si de versionare a documentelor. Cu ajutorul acestei optiuni puteti bloca un document pentru a lucra, iar membrii echipei pot vedea cine are acces si lucreaza pe acel document si pot crea o alta versiune pentru lucrul in paralel. Prin intermediul acestui modul managerii dumneavoastra de proiect pot configura anumite alerte pentru a fi informati cu privire la persoana care a deschis un anumit document, ce anume a modificat in acel document si cat timp a petrecut lucrand.
- Usor de folosit si integrat cu Microsoft Office – Interfata prietenoasa si meniul usor de inteles fac navigarea usoara in interiorul site-urilor Sharepoint, permitandu-va sa gasiti informatiile necesare. Mai nou in ultima vesiune de Sharepoint – Sharepoint 2010 s-a realizat o integare si mai avansata cu suita Microsoft Office, iar prin intermediul Microsoft Sharepoint Workspace 2010, se poate crea o copie locala a site-ului dumneavoastra pentru a putea lucra in mediul offline. Toate aceste integrari si asemanari cu utilitarele din pachetul Office nu fac decat sa usureze munca. Pentru mai multe detalii, contactati specialistul dedicat companiei dumneavoastra sau consultantul IT, ambii putand sa va dea mai multe detalii despre aceste facilitati.
- Definirea propriului mediu de colaborare. Crearea unui mediu de colaborare nu trebuie sa fie complicat si consumator de timp. Acum cu ajutorul Sharepoint puteti sa construiti si dezvoltati propriul mediu de colaborare cu un minim de efort. Prin intermediul acestui mediu de colaborare, pe langa partajarea documetelor puteti partaja si contacte, calendare, sarcini comune
- Reducerea complexitatii. Controlul administrativ oferit de Sharepoint face mai usoara sarcina dumneavoastra de a controla informatia din site cu un timp si cost mai redus.
- Securizarea informatiei asa cum iti doresti. Acum puteti controla permisiunile si securitatea atat de mult cat doriti, mergand practic pana la nivelul de securitate de un singur document, iar utilizatorii, grupul sau echipa pot sa-si administreze singuri spatiul lor de lucru.
- Acces de pe dispozitive mobile. Mai sus am amintit de facilitate workspace a Sharepoint-ului, care permite sa accesati documentele si atunci cand nu sunteti conectati la Internet prin realizarea unei copii locale a site-ului dumneavostra si printr-o sincronizare automata. Dar Shraepoint ofera si facilitatea de a accesa documentele din exteriorul companiei, prin intermediul dispozitivelor mobile, fara a exista riscuri de securitate. Cum acest sistem este o platforma online, puteti accesa de pe orice dispozitiv mobil cu conexiune la Internet si cu aplicatii office instalate, documentele dumneavoastra, pe care le puteti edita online.
Sharepoint ofera o platforma flexibila si un mediu multifunctional pentru managementul informational si de colaborare, ambele fiind scalabile si customizabile, permitandu-va sa-l potriviti cu nevoile dumneavostra indiferent de infrastructura de care dispuneti sau de obiectul de activitate al afacerii dumneavoastra.
Autor: Florian Buca
Pentru mai multe detalii autorul articolului va sta la dispozitie si poate fi contactat la telefon 0729571607 sau e-mail florin.buca@classit.ro.
