Monitorizarea si controlul tiparirii de documente in interiorul companiei pot aduce economii importante pentru dumneavoastra prin reducerea investitiilor in echipamente, a cheltuielilor cu hartia si consumabilele sau pot diminua riscul parasirii informatiilor confidentiale catre exterior. In plus, monitorizarea procesului de tiparire ofera posibilitatea de a analiza si decide atunci cand o imprimanta este supra sau subutilizata, putand realiza realocari in functie de utilizarea acestora.
IN CE CONSTAU SOLUTIILE DE MONITORIZARE A PRINTARII?
Monitorizarea printarii se realizeaza prin instalarea unei aplicatii pe serverele de printare ale companiei, aceasta functionand pe principiul comunicarii in retea a imprimantelor utilizate. Solutiile propuse beneficiaza de o interfata prietenoasa, prin intermediul careia puteti genera rapoarte despre gradul de utilizare e unei imprimante, selectand perioada de timp dorita, sau despre documentele printate de catre un anumit utilizator sau de catre toata compania.
Exista mai multe variante prin care puteti avea control asupra tiparirii documentelor in cadrul companiei, lansate atat de producatorii mari de echipamente, cat si de cei independenti. Solutiile difera in functie de gradul de securitate ce se doreste implementat, existand posibilitatea printarii in anumite cazuri doar pe baza unei cartele de identificare sau a unui cod de securitate. Avantajul in acest caz consta in faptul ca documentul se va printa la imprimanta ce scaneaza acea cartela, nu la cea la care s-a trimis comanda, fiind o solutie optima in momentul in care imprimanta aleasa initial este folosita de alti utilizatori in acel moment.
CAT COSTA?
Cheltuielile pe care le implica solutiile de monitorizare a tiparirii de documente difera in functie de complexitatea parcului de printare, dar si in functie de gradul de detaliere al rapoartelor generate. Ca si exemplu, pentru cinci utilizatori, doua imprimante si un server de printare, daca se aplica o solutie cu un nivel de securitate peste medie, preturile incep de la 100$.
In concluzie, solutiile de monitorizare si securizare a printarii previn printarea de documente confidentiale si restrictioneaza utilizarea imprimantelor in interes personal, fiind o modalitate facila de realizare a rapoartelor ce cuprind informatii complete si exacte despre gradul de utilizare al imprimantelor din cadrul companiei.
CARE SUNT BENEFICIILE MONITORIZARII PRINTARII?
STOPAREA SCURGERILOR DE DATE CONFIDENTIALE DIN INTERIOR
Potrivit unui studiu realizat de catre Ponemon Institute, 78 % din scurgerile de informatii vin de la persoanele dininterior. O buna parte a companiilor au acordat atentie mai mare sistemelor de protecti, avand ca si exemplu atat VPN-urile, firewall-urile, cat si monitorizarea retelelor, pentru a putea preveni accesul neautorizat din exterior la informatiile companiei. Totusi, aceste solutii nu protejeaza de amenintarile din interior, in special datorita faptului ca utilizatorii au acces electronic la documentele proprii, avand posibilitatea de a printa si de a scoate in afara companiei in acest mod informatii confidentiale.
De cele mai multe ori cand ne gandim la securitate intr-o companie, ne referim numai la securitatea logica a datelor, adica imposibilitatea transmiterii sau copierii pe medii electronice, si mai putin la furtul datelor pe medii fizice. Blocarea accesului la tiparire va ofera posibilitatea de a va asigura ca doar documentele care au dreptul sa iasa in exteriorul companiei, o vor face.
OPTIMIZAREA COSTURILOR
Majoritatea companiilor nu au resursele necesare sa obtina rapoarte relativ la numarul de pagini care sunt printate intr-un an sau intr-o luna in intreaga companie, intr-un departament sau de catre un anumit angajat. Daca nu aveti informatii despre cate pagini sunt printate si de catre cine, cine angajeaza resursele companiei si de ce, veti consuma mai mult decat e nevoie, iar atunci cand se doreste o noua achizitie hardware aceasta va fi supradimensionata.
O alta facilitate a monitorizarii printarii consta in generarea de rapoarte utile in momentul auditurilor financiare, ce au drept scop imbunatatirea rezultatelor obtinute in cadrul companiei.
CONTROLUL ASUPRA DOCUMENTELOR PRINTATE
Aceste solutii de monitorizare permit identificarea exacta a persoanelor care printeaza in interiorul companiei, respectiv a documentelor si a imprimantelor utilizate. Astfel sunteti avertizati in orice moment de printarea fara motiv a documentelor importante din compania dumneavoastra.
Pentru mai multe informatii si pentru determinarea solutiei potrivite pentru compania dvs. puteti apela la autorul articolului prin telefon 0729.106.571 sau e-mail florin.buca@classit.ro, acesta putand sa va ofere detalii suplimentare in ceea ce priveste securitatea si monitorizarea tiparirii de documente.
