Procesul de a incredinta in mainile specialistilor tot ce tine de departamentul IT din cadrul firmei este unul ce se incadreaza perfect intr-o strategie prin care se urmareste optimizarea intregii activitati. Printre beneficiile pe care le veti obtine odata cu luarea acestei decizii se numara imbunatatirea performantei, reducerea costurilor si cresterea satisfactiei clientilor.
Pentru o colaborare de succes ar trebui sa se tina cont de o serie de sfaturi si sa se inlocuiasca clasica intrebare: „Ce voi castiga?” cu „Ce vom castiga?”.
1. Construieste o colaborare de incredere prin contractul incheiat
Imbunatatirea eficientei in cadrul oricarei activitati desfasurate are radacini inca de pe vremea in care stramosii nostri tranzactionau diverse bunuri de baza in cadrul unor piete organizate ad-hoc, proces in care schimburile realizate erau transparente si simple.
Relatiile moderne de outsourcing sunt, prin comparatie cu situatia initiala, caracterizate de complexitate. Dar castigurile reciproce se pot realiza daca providerul si clientul creeaza cadrul necesar pentru mentinerea cooperarii in timpul perioadei de valabilitate a contractului. Spre exemplu, partenerii de outsourcing ar trebui sa inlocuiasca intrebarea „Ce voi obtine eu in urma acestei colaborari?” cu „Ce vom castiga?”. Trebuie sa se puna un accent mai ridicat pe relatia win-win dintre cei implicati in acest proces complex.
2. Elimina costurilor ascunse ale tranzactiei
Pentru o colaborare de succes este importanta impunerea unei transparente inca de la inceput, fapt pentru care va recomandam sa nu uitati de SLA in momentul in care semnati un contract de colaborare. Stabilirea asteptarilor exacte pe care le aveti de la parteneriatul cu providerul de servicii IT trebuie mentionate de la bun inceput, iar timpul de raspuns, modalitatea de interventie si numarul de ore alocate propriilor nevoi sunt elemente vitale pentru o colaborare de succes.
In cadrul oricarei structuri a contractului si a relatiei de colaborare trebuie sa tina cont de riscurile existente in mediul de business, frecventa interventiilor si munca depusa, altfel documentul in sine nu are foarte multa valoare.
Contractele ce imping riscurile fie doar spre provider, fie doar spre client, vor ajunge la niste costuri mult mai ridicate decat ceea ce se stabileste initial.
3. Folositi contractul ca un cadru al unei colaborari de succes, nu ca o arma
Companiile client – in special cele ce sunt riscofobe – pot fi tentante sa creeze un contract extrem de detaliat pentru acoperirea tuturor incidentelor posibile. Aceasta atitudine este gresita si imposibil de dus la bun sfarsit.
Prin aceasta abordare se ajunge la o limitare a capacitatii de inovare si ingreuneaza schimbarile ce sunt benefice intregii activitati desfasurate de companie. In loc sa ghicim viitorul, este mult mai bine sa indicam niste pasi dupa care sa se realizeze colaborarea. Pentru obtinerea efectelor scontate ar trebui sa ne concentram cu totii asupra procesului in sine si asupra instrumentelor utilizate, si mai putin asupra simplului fapt ca lucrurile trebuie sa fie facute.
4. Construieste o relatie pe termen lung cu providerul de servicii IT
Nu sfatuim pe nimeni sa inceapa o colaborare daca de la bun inceput exista dubii in ceea ce priveste durabilitatea ei. Beneficiile ce se pot obtine odata cu traditia obtinuta de-a lungul unei colaborari de lunga durata sunt multiple. In primul rand cunoasterea in detaliu a echipei de specialisti ce va va oferi suport permanent, increderea ce se construieste treptat si, nu in ultimul rand, nivelul ridicat de calitate ce se pastreaza pe termen lung.
5. Integreaza strategia providerului de servicii IT in directia pe care o respecta compania ta
Daca veti putea identifica puncte comune cu providerul in ceea ce priveste strategia aplicata de compania dumneavoastra, veti ajunge la o minimizare a costurilor. Va sfatuim sa creati o viziune comuna dupa care sa se ghideze colaborarea si dezvoltarea anumitor modele de motivare a celor implicati pentru indeplinirea obiectivelor stabilite.
6. Joaca cinstit
Aveti ocazia sa fortati conditiile contractuale la masa negocierii, dar trebuie sa tineti cont ca aceasta atitudine se poate intoarce in defavoarea dumneavoastra. Obiectivul principal al negocierii trebuie sa fie obtinerea de rezultate pozitive pe termen lung, lasand pe un plan secundar ceea ce inseamna termen scurt.
Recomandam o abordare de mijloc, ceea ce implica conditii contractuale „credibile”, ce sa fie caracterizate prin flexibilitate.
7. Transparenta e un factor esential
Cele mai multe companii considera ca lasand toate cartile pe masa se expun intr-un mod negativ. Dar situatia ar trebui privita altfel. Negocierile dure purtate in directia obtinerii celui mai mic cost pot ajunge la efecte nedorite pentru ambele parti, atat pentru clienti, cat si pentru provider.
Trucurile succesive ce se pot utiliza in timpul negocierilor pot prejudicia obtinerea simultana de beneficii in urma externalizarii activitatilor de IT din cadrul companiei.
„Pastrarea banilor pe masa” sau sinceritatea in ceea ce priveste bugetul ce se doreste a fi alocat externalizarii serviciilor IT poate fi vazut ca un semnal constructiv pentru realizarea unei colaborari de succes, bazata pe incredere.
Autor: Iuliana Nita
Pentru mai multe detalii autorul articolului va sta la dispozitie si poate fi contactat la telefon 0748.788.780 sau e-mail iuliana.nita@classit.ro.
