Eficienta prin solutii de videoconferinta

Angajatii dumneavoastra calatoresc frecvent pentru a se intalni cu partenerii de afaceri aflati in alt oras sau in afara tarii, aveti o echipa dispersata geografic sau va doriti sa va extindeti la nivel national pentru a creste afacerea? Imbunatatiti productivitatea si reduceti costurile prin inlocuirea  deplasarilor cu solutii de videoconferinta ce permit aducerea impreuna a colegilor si a partenerilor folosind o modalitate de comunicare moderna si eficienta.

Solutiile de videoconferinta pot imbunatati rezultatele in cadrul companiei, preluand rolul pe care il aveau, pana acum, telefonul si e-mailul, iar o comunicare eficienta conduce la luarea unor decizii mai bune si obtinerea rezultatelor scontate prin implementarea acestora.

DE CE SA INVESTESC IN SOLUTII DE VIDEOCONFERINTA?

Pe termen imediat avantajele financiare ale solutiilor de videoconferinta se remarca in reducerea numarului de calatorii, eliminarea cheltuielilor asociate biletelor de avion, cazare, diurna, transport local, iar lista poate continua. Pe langa eliminarea evidenta a anumitor cheltuieli directe, reducerea numarului de calatorii duce la timp mai mult petrecut la birou si nu pe drum, ceea ce se traduce prin eficienta crescuta.

In plus, puteti creste frecventa comunicarii cu echipa sau cu partenerii de afaceri, putand petrece mai mult timp impreuna cu acestia, folosind o experinta apropiata de cea a comunicarii naturala; puteti obtine astfel:

1. Luarea deciziilor intr-un timp mult mai scurt
2. Imbunatatirea productivitatii
3. Eficientizarea activitatii desfasurate in cadrul companiei
4. Cresterea impactului si a mesajului transmis in cadrul discutiilor
5. Imbunatatirea calitatii vietii angajatilor si reducerea nivelului de stres
6. Cresterea capacitatii de extindere a companiei
7. Imbunatatirea managementului echipelor dispersate

In plus si realizarea proiectelor in timp util sunt esentiale pentru orice companie, iar solutiile de videoconferinta ofera aceste beneficii in cele mai bune conditii. Un eveniment neprevazut, ca episodul cenusei vulcanice din 2010, ce a adus aproape intreg mediul corporativ intr-un impas, poate fi depasit de asemenea cu usurinta.

CARE SUNT SOLUTIILE?

Solutiile si instrumentele pentru videoconferinte de calitate joaca un rol critic in eficientizarea activitatii din cadrul companiei, gestionarea resurselor dispersate in alte orase, mentinerea legaturii apropiate cu angajatii si uneori a relatiei cu furnizorii si clientii, la care se adauga mereu prezenta tendinta de eficientizare a costurilor.

Pentru companiile ce nu doresc sa investeasca intr-un echipament dedicat pentru desfasurarea de videoconferinte, in categoria aplicatiilor de videoconferinta pentru companiile mici numele ooVoo a devenit popular, deoarece ofera o varianta gratuita disponibila pentru un numar de pana la 3 utilizatori sau pentru un numar de pana la 6 persoane simultan presupune plata lunara a unui abonament in functie de numarul participantilor la videoconferinte sau in functie de frecventa apelurilor video efectuate. Pentru optiunile cu plata costurile anuale sunt de 89,55$ pentru 5 utilizatori sau 269.55$ pentru 6 utilizatori. Spre deosebire de camerele speciale pentru videoconferinte, ce implica o investitie considerabila, sau de solutiile hardware complexe, ooVoo este usor de downloadat si se instaleaza in cateva minute.

Tot in aceasta categorie, serviciul CISCO WebEx Meeting Center permite conectarea cu partenerii aflati in alte orase ale tarii si participarea la intalniri online urmand cativa pasi simpli, fiind cea mai comoda si plina de facilitati solutie pentru companiile mici si mijlocii. Important este de stiut ca aplicatia este disponibila atat pentru PC cat si pentru iPad, iPhone, BlackBerry sau smartphone-uri ce functioneaza cu sistemul de operare Android, facilitand comunicarea in cadrul companiei prin cateva atingeri ale ecranului dispozitivului inteligent. Aplicatia pentru PC implica plata unui abonament lunar de 49$, dar pentru PDA-uri exista si varianta gratuita si pusa pe “rafturile” Apple Store sau Android Market, iar odata descarcata, invitatii participa usor la intalniri pe baza URL-ului intalnirii din invitatia venita pe e-mail sau din calendar. Experienta din cadrul intalnirii va permite sa vizualizati prezentari, aplicatii, lista de participanti la discutie, avand posibilitatea de a discuta privat cu o anumita persoana sau de a va face publica opinia.

O alternativa la aceste doua solutii este Adobe Connect 8 care ofera in plus o serie de facilitati interesante pentru companiile mari. Solutia este foarte simplu de utilizat nefiind nevoie sa instalati un soft aditional deoarece Adobe Connect functioneaza cu ajutorul Adobe Flash Player care este instalat pe majoritatea calculatoarelor si dispozitivelor mobile la fel de simplu fiind si accesul participantilor la conferinte printr-un click pe link-ul primit in invitatie. Adobe Connect se remarca prin posibilitatile de colaborare pe care le ofera participantilor care pot distribui si edita documente, vizualiza filme si prezentari si chiar realiza sondaje rapide in timpul conferintei. Pentru ca pe durata unei videoconferinte se pot utiliza informatii confidentiale Adobe a acordat o importanta deosebita securitatii oferind o varietate larga de optiuni pentru a acoperi cele mai ridicate nevoi de securitate astfel incat datele confidentiale ale companiei dumneavoastra sa fie in perfecta siguranta pe durata desfasurarii unei videoconferinte. Solutia Adobe Connect 8 poate fi utilizata atat pe calculatoare, laptopuri cat si pe dispozitive mobile precum iPad, iPhone si o serie de dispozitive cu sistem de operare Android. Cu Adobe Connect 8 puteti realiza un numar nelimitat de conferinte cu pana la 15 participanti abonamentul lunar ajungand la 39.95 $.

Pentru companiile mijlocii sau mari, care desfasoara constant videoconferinte cu un numar mai mare de participanti, solutia optima este Microsoft Lync, ce face parte din noua generatie de Office Communications Server, oferind afacerilor abilitatea de a accesa si de a comuta intre mesageria instant, video si caracteristici de telefonie intr-o singura interfata. Alte solutii ofera aceste facilitati, dar nici una nu le are integrate atat de bine cum o poate face doar Microsoft. In aceeasi clasa dispune de solutii si Cisco, ale carui solutii presupun o investitie initiala mai consistenta sau Avaya.

Lync poate ajunge la 245$ pentru un utilizator la care se adauga costul echipamentelor server si a licentelor de baza pentru sistemul de operare. Licentele de baza de voce pentru Cisco si Avaya sunt in jurul valorii de 250$.

CONCLUZII

Solutiile de videoconferinta permit angajatilor sa comunice cu colegii sau cu partenerii oriunde s-ar afla si oricand este nevoie, fara a renunta la confortul birourilor intr-un mod extrem de eficient. Astfel se reduc costurile, se iau decizii mai usor, se imbunatateste productivitatea si se indeplinesc mult mai usor obiectivele propuse.

Pentru a afla mai multe detalii despre solutiile de videoconferinta va incurajez sa apelati la autorul articolului prin telefon 0724.312.500 sau e-mail radu.ilie@classit.ro, acesta putand sa aleaga varianta ce vi se potriveste in functie de domeniul dumneavoastra de activitate, de numarul calatoriilor de afaceri pe care le realizati in cursul unui an si a gradului de dezvoltare pe care vi-l propuneti pentru perioada urmatoare.