Scrierea unui document necesita uneori participarea activa a unei echipe intregi. Pana la varianta finala, documentul parcurge un drum intortocheat, iar dumneavoastra trebuie sa tineti cont de cine, cand si unde au fost facute ultimele modificari. Cat timp pierdeti cu urmarirea procesului de realizare al unui simplu document?
De ce nu alegeti sa lucrati simultan cu coechipierii implicati in proces?
Tineti pasul cu tehnologia
Indiferent de modul in care alegeti sa realizati un document care implica colaborarea intre mai multe persoane, au trecut zilele in care se redirectionau atasamente prin e-mail. Acum nu mai este nevoie sa transmiteti documentul de la un coleg la altul, apoi sa munciti pentru a rezolva diferentele dintre versiuni, pentru a imbina si coordona modificarile, pentru a urmari cine le-a efectuat si pentru a gasi cea mai recenta versiune.
Pentru gestionarea eficienta a informatiei critice pentru afaceri aveti nevoie de un mecanism centralizat si securizat, prin care puteti colabora in gestionarea fluxurilor informationale, stocarea si partajarea documentelor si fisierelor importante.
Beneficii tangibile
Iar avantajele pot fi importante pentru afacerea pe care o conduceti sau din care faceti parte:
1) Imbunatatirea productivitatii angajatilor
Puteti lucra in acelasi timp, fiind sigur ca lucrati la ultima varianta a documentului. Solutiile de colaborare si management al documentelor va pun la dispozitie site-uri dedicate pentru a facilita coordonarea dezvoltarii documentelor de catre mai multe persoane. La nivelul fiecarui document se asigura versionare, auditare si optiuni de check-in si check-out.
2) Simplificarea schimbului de informatii
Daca pana acum casuta dumneavoastra de e-mail era sufocata de atasamentele trimise pentru verificare si aprobare, prin solutii de colaborare pe documente veti separa partea de comunicare, atat de esentiala in cadrul companiei, de procesele de creare a documentelor, ce nu a ce cauta printre e-mailurile dumneavoastra.
3) Lucrezi unde si cand doresti
Totul se intampla online, fapt pentru care veti avea acces la documentele la care lucrati oriunde v-ati afla. Instrumentele necesare sunt conexiunea la Internet si solutiile implementate de specialistii nostri. Poti profita de minutele petrecute intre intalniri, de momentele in care poti sa lucrezi intr-un spatiu linistit, confortabil, propice gasirii de idei inovatoare.
Solutiile disponibile
Pentru companiile medii si mari pentru care colaborarea este o componenta esentiala a activitatii de zi cu zi, Microsoft Office SharePoint Server ofera facilitati ce permit simplificarea si eficientizarea schimbului de cunostinte atat in interiorul, cat si in afara organizatiei. Platforma va ofera o locatie unica, integrata, unde membrii echipei pot colabora eficient, au acces la resurse, pot partaja documente si, nu in ultimul rand, pot crea si gestiona site-uri intranet personalizate, orientate pe echipa si proiect. Iar o parte dintre aceste functionalitati pot fi acoperite cu versiunea gratuita a platformei Microsoft Office SharePoint Server.
Pentru companiile de dimensiune mica, Google Cloud Connect pentru Microsoft Office va permite sa distribuiti, sa faceti copii de rezerva si sa editati documente Microsoft Word, PowerPoint si Excel in acelasi timp cu colegii dumneavoastra. Serviciul presupune uploadarea fisierelor Office pe serverele Google, pentru a primi un URL, astfel incat sa poata fi accesate prin intermediul Google Docs de pe orice dispozitiv conectat la Internet. Odata ce fisierele au ajuns in „cloud”, pot fi share-uite si editate de mai multe persoane, simultan.
De asemenea DropBox ofera facilitati de colaborare intre mai multi utilizatori si se poate constitui intr-o alternativa de luat in considerare.
Pentru utilizatorii individuali care vor sa renunte la pachete de software Office instalate local sau pentru companiile care doresc sa isi transfere activitatea exclusiv online, Google Docseste un instrument online pentru crearea in colaborare de documente, foi de calcul, prezentari, chestionare. Permite formatarea, incarcarea de imagini, comentarii, tabele, formule. Participantii pot fi invitati prin email, fiind tinuti la curent permanent cu modificarile efectuate. Documentele sunt stocate online si pot fi accesate de oriunde exista acces la Internet.
O solutie de la Adobe, Buzzword are cea mai interesanta interfata, fiind o adevarata placere sa te plimbi prin meniuri, tab-uri si optiuni. Este foarte rapid, se incarca imediat si se misca in timpul utilizarii foarte bine. La capitolul functionalitate nu impresioneaza insa. Are doar cele mai importante facilitati, incluzand aici corectarea ortografica, partajarea documentelor si exportarea acestora in diverse formate printre care, evident, PDF. Un impediment pentru utilizatorii romani consta in lipsa suportului pentru diacritice.
Cu Buzzword puteti crea un document de la orice computer conectat la Internet, il puteti partaja cu colegii si il puteti revizui in echipa. Aplicatia ruleaza de pe servere Adobe securizate, iar documentele dumneavoastra sunt stocate pe acestea, astfel incat sa fie disponibile permanent online.
Concluzii
Solutiile de colaborare si management al documentelor sunt instrumentele prin care puteti sa atingeti mai usor rezultatele pe care le doriti. Indiferent daca va doriti sa imbunatatiti productivitatea angajatilor, simplificarea schimbului de informatii sau sa permiteti accesul facil din orice locatie se afla utilizatorii, acestea pot fi o solutie.
Pentru a afla mai multe detalii despre solutiile prezentate in cadrul articolului, dar si despre alte solutii de eficientizare a activitatii, apelati la autorul articolului prin e-mail: florin.barhala@classit.ro sau telefon 0728.808.860.
