Un document important necesita modificari de ultim moment insa sunteti in afara biroului, iar laptop-ul nu e la indemana? Tocmai ati constatat ca ultima varianta a documentului este doar pe computerul de la birou?
Va regasiti in unul din scenariile de mai sus? Nici o problema, exista un mod simplu si eficient pentru a avea mereu la dispozitie documentele dumneavoastra. Trebuie doar sa alegeti o solutie de sincronizare a documentelor intre toate dispozitivele pe care le detineti: laptop, desktop, tableta sau telefon mobil.
Intr-o lumea a afacerilor din ce in ce mai dinamica, care va obliga sa fiti mereu conectati la noile tehnologii pentru a fi mereu cu un pas inaintea concurentei, cantitatea de date importante pe care o stocati atat pe calculator cat si pe dispozitivele mobile este in continua crestere. Acum puteti sa sincronizati documentele pe multitudinea de dispozitive pe care le utilizati fara a fi nevoie sa trimiteti zeci de e-mailuri sau sa pastrati mereu un stick USB la dumneavoastra.
Care sunt beneficiile sincronizarii documentelor ?
Odata cu sincronizarea documentelor veti observa o imbunatatire a eficientei activitatii prin economia de timp realizata si prin faptul ca dumneavoastra si angajatii dumneavoastra veti avea intotdeauna la dispozitie documentele actualizate.
Integrarea posibilitatii de stocare online a documentelor in solutiile de sincronizare adauga o serie de avantaje prin care dumneavoastra puteti obtine :
- Imbunatatirea colaborarii intre angajati – cand lucrati in echipa este util sa aveti accces la aceleasi documente in timp real, iar solutiile de sincronizare a documentelor ofera aceasta posibilitate
- Acces la documentele dumneavoastra de oriunde va aflati – puteti accesa fisierele de pe un telefon inteligent, tableta sau laptot atunci cand sunteti in drum spre o intalnire sau, pur si simplu, nu aveti acces la calculatorul personal.
- Cresterea productivitatii – solutiile de sincronizare ofera acces rapid la documente ce contin date importante fara a fi nevoie sa fie trimise prin e-mail sau copiate pe diferite medii de stocare, timpul economisit astfel putand fi concentrat spre alte activitati mai importante.
- Diminuarea riscului de pierdere a datelor – prin solutiile de sincronizare veti avea mereu la dispozitie o copie de rezerva a celor mai importante documente pe care le utilizati si le-ati sincronizat, reducand astfel posibilitatea de pierdere definitiva a datelor in cazul producerii unui eveniment neprevazut.
Care sunt solutiile de sincronizare a documentelelor?
Organizatiile ce nu reusesc sa tina pasul cu tehnologia, sa isi sporeasca mobilitatea si sa imbunatateasca colaborarea intre angajati, risca sa fie depasite de concurenta si sa piarda lupta pentru suprematie, de aceea aplicatiile care permit sincronizare documentelor sunt o unealta extrem de utila in aceasta cursa din ce in ce mai intensa.
In prezent, exista un numar important de aplicatii de sincronizare eficiente, cu multe facilitati, accesibile oricarei companii, indiferent de buget, existand si variante gratuite.
AplicatiaDropBox este usor de folosit pentru orice tip de utilizator, iar procesul de sincronizare poate incepe imediat dupa instalarea aplicatiei si crearea unui cont de utilizator. Sincronizarea se realizeaza prin simpla copiere a documentelor in folderul My Dropbox, nou creat, acestea devenind apoi accesibile de pe orice dispozitiv pe care este instalata aplicatia sau prin intermediul site-uluiwww.dropbox.com. Daca doriti ca un anumit fisier sa fie vizualizat si de alte persoane trebuie doar sa il plasati in subfolderul Public unde fiecare document va primi un URL, iar link-ul astfel obtinut poate fi accesat de persoanele dorite fara a fi nevoie de un cont DropBox. Aplicatia poate fi descarcata gratuit atat pentru PC cat si pentru sistemele iOS, Android si Windows Phone 7 , fiind disponibila in magazinele de aplicatii. Daca doriti sa stocati mai mult de 2 GB veti fi nevoi sa platiti subscriptii lunare care pleaca de la 9.99$ pentru 50GB si ajung pana la 19.99 $ pentru 100 de GB.
O alternativa la DropBox este aplicatia SugarSynccare ofera in plus posibilitatea selectarii folderelor pe care doriti sa le sincronizati fara sa fiti obligati sa copiati documentele necesare intr-un singur folder predefinit. SugarSync ofera suport pentru streamingul de prezentari si filme catre telefoane cu sistemul Android, iar in momentul cand cineva vizualizeaza documentele pe care le-ati trimis aplicatia va trimite o notificare prin email pentru a va tine la curent. Ca si DropBox, aplicatia SugarSync este disponibila gratuit atat pentru PC, cat si pentru smartphonuri si tablete singurele costuri care intervin fiind atunci cand doriti sa sincronizati mai mult de 5 GB de date.
Serviciul de sincronizare oferit de cei de la Microsoft, Windows Live Mesh 2011permite sincronizarea documentelor atat cu calculatoarele pe care le utilizati si pe care ati instalat aplicatia, cat si cu serviciul Microsoft Skydrive ce va ofera 5GB de spatiu de stocare online. Sincronizarea cu alti utilizatori se realizeaza prin introducerea e-mailului acestora pe website-ul Live Mesh fiind in acelasi timp necesar ca acei utilizatori sa aiba si ei aplicatia instalata. O functionalitate aparte oferita de Windows Live Mesh 2011 este posibilitatea de a va conecta remote prin intermediul browserului. Aceasta aplicatie este disponibila gratuit, insa doar pentru sistemul de operare Windows.
Concluzii
Solutiile de sincronizare a documentelor va permit dumneavoastra si angajatiilor companiei sa economisiti timp, sa aveti mereu documente actualizate si sa imbunatatiti eficienta si productivitatea printr-o mai buna colaborare cu membrii echipei.
Pentru a afla mai multe detalii despre solutiile de sincronizare a documentelor va incurajez sa apelati la autorul articolului prin e-mail georgian.matei@classit.ro sau telefon: 0731.493.069, acesta putand sa aleaga varianta care vi se potriveste in functie de necesitatile companiei dumneavoastra si de cantitatea de date pe care doriti sa o sincronizati.
