Reducerea cheltuielilor este in prim plan in aceasta perioada atat din punct de vedere al crizei financiare – ce se transforma in fiecare zi intr-o criza economica – dar si datorita faptului ca afacerile locale depasesc perioada de crestere accelerata si se indreapta catre maturitate. Vine astfel perioada in care directorii generali sau cei financiari “se uita in urma” si vad ca urmator obiectiv de crestere a performantei nu doar cresterea cotei de piata, ci reducerea costurilor.
Este momentul oportun pentru o evaluare a costurilor in departamentul IT, ceea ce poate aduce companiilor modalitati de reduceri a cheltuielilor. Am agregat 10 sfaturi concrete ce pot duce la reducerea costurilor:
1) Reduceti costurile cu personalul (reduceri de pana la 50%)
In general pe masura ce afacerea a crescut a fost necesar sa angajati din ce in ce mai mult personal in departamentul IT, pe de o parte pentru operatiunile de zi cu zi, pe de alta parte pentru gestionarea dezvoltarii. Odata atinsa perioada de maturitate, o buna parte a personalului necesar pentru dezvoltare nu mai este necesar si aici puteti face primele reduceri de costuri.
Revedeti apoi rolul exact al fiecarui angajat in departamentul IT. Este posibil sa constatati ca o buna parte din personal este prezent doar pentru a intervenii in cazul aparitiei unor probleme. Comparandu-i pe acestia cu o activitate “de stingere a focurilor” veti constata ca este mai eficient sa externalizati aceste servicii catre companii care pot intervenii doar in situatiile necesare.
2) Externalizati complet servicii IT punctuale (reduceri investitiile sau costurile de administrarea a solutiilor – 30%)
Realizati o lista cu servicii IT necesare in companie. In cazul in care serviciul de email are nevoie de un upgrade deoarece infrastructura curenta (server + comunicatii Internet) nu mai face fata, luati in considerare gazduirea casutelor de email catre un provider specializat. Aceeasi procedura sa poate aplica si pentru gazduirea paginii de web, administrarea acesteia, gazduirea de fisiere, solutii de backup, etc.
3) Folositi extensiv Virtualizarea (reduceti considerabil investitiile)
In cazul in care un nou server este absolut necesar evitati achizitia prin analizarea oportunitatii implementarii unei solutii de virtualizare (rularea in mod protejat a unui server virtual pe unul deja existent). Este posibil sa fie necesara adaugare de module de memorie sau de discuri fixe suplimentare, insa costul acestora este comparabil mai redus decat o masina noua.
4) Luati in considerare Software-As-A-Service (eliminati investitiile)
Plata unei licente nu este cea mai eficienta solutie. Software As a Service (SaS) presupune plata unui abonament lunar pentru aceeasi functionalitate obtinuta prin plata unei licente. Eliminati astfel pe langa investitie si riscul ratarii implementarii sau ca aplicatia sa nu va serveasca nevoile.
In cazul in care aveati planificata o investitie masiva intr-un ERP sau CRM, luati in considerare utilizarea modelului SaS cu furnizorul curent (majoritatea ofera deja aceasta varianta) sau orientati-va catre unelte online realizate sa serveasca exclusiv acestui scop, vezi www.salesforce.com. Eliminati costurile cu licentele de produse office prin folosirea uneltelor online puse la dispozitie de Google (http://docs.google.com) in mod gratuit.
5) Reduceti cheltuielile cu telecomunicatiile (reduceri de 30%)
Introduceti aici atat costurile cu conexiunile fixe de Internet cat si cele pentru comunicatii mobile de date sau cele telefonice fixe sau mobile.
Incercati sa renegociati contractele existente in aceasta perioada, cautand oferte noi din partea competitiei. Din ce in ce mai multe companii oferta servicii integrate si va pot oferi un deal bun pentru un pachet complet de servicii pe care le pot livra.
Luati in considerare utilizarea Internet-ului pentru realizarea de conexiuni VPN, fara a apelat la conexiuni dedicate de la furnizori.
Apelati la o companie de consultanta pe care sa o platiti din reducerile realizate, dincolo de experienta in negociere vor veni si cu o cunoastere detaliata a pietei, deci discutia cu furnizorul va fi extrem de eficienta, va veti recupera foarte repede investitia.
6) Luati in considerare folosirea VoIP (eliminati investiile, reduceti costurile cu 30%).
In cazul in care aveati programata inlocuirea centralei telefonice, luati in considerare tehnologia VoIP ce se poate aplica nu doar pentru reducerea costurilor in afara companiei cat si in interior, prin simplificarea administrarii si prin convorbiri fara costuri intre membrii echipei indiferent de locatia in care se afla.
Programati o intalnire cu furnizorul de servicii de telecomunicatii sau cu un operator specializat si intrebati de posibilitatea externalizarii complete a telefonului de pe birou inclusiv managementul unei centrale telefonice locale virtuale, o parte dintre operatori ofera deja asemenea servicii.
7) Amanati inlocuirea programata pentru Hardware, luati in considerare externalizare completa a statiei de lucru (eliminarea investiilor)
In cazul in care aveati in plan inlocuirea unei parti din infrastructura IT, amanati acest proiect pentru un an de zile. Reevaluati hardware-ul curent si incercati optimizarea software-ului pentru a obtine performante mai bune de la acesta prin aducerea la zi a driverelor sau a aplicatiilor folosite.
Luati in considerarea externalizarea completa a statiei de lucru prin apelarea la un serviciu de leasing operational + administrare IT ce va poate aduce rezultate immediate.
8 ) Folositi aplicatii Open Source (reduceti costurile cu 70%)
Luati in considerare folosirea aplicatiilor open-source (gratuite). Petreceti cateva zile pe Internet si explorati ce variante capabila sa inlocuiasca o parte din aplicatiile folosite ce necesita licenta. Participati la cateva workshop-uri dedicate si cereri parerea expertilor in domeniu (ii veti gasi chiar pe Internet in diverse forumuri). Evaluati personal si testati inainte de renuntarea la solutiile existente.
9) Reduceti costurile cu solutii de Printare si eliminati investitiile (peste 20%)
Reeducati-va utilizatorii sa nu foloseasca butonul “Print” pentru orice document. In cazul in care producatorul nu are o politica adversa, incercati folosirea de consumabile compatibile ce vor reduce sensibil costurile.
In cazul in care aveti nevoie de suplimentarea solutiilor de printare luati in considerare modelul “Cost per Pagina”. Majoritatea producatorilor si-au extins serviciile si cu asemenea solutii (vezi Xerox) ce evita investitia initiala eliminand costurile de investitie si de administrare prin plata unui cost suplimentar pentru pagina tiparita.
10) Eliminati balastul
Renuntati la aplicatii putin folosite dar la care platiti suport in continuare, servere cu sisteme de operare exotice pentru care pastrati personal pentru suport (eventual virtualizati), echipamente vechi cu costuri de intretinere ridicate, imprimante ineficiente (chiar daca va fi nevoie sa se tipareasca in alt birou), provideri de servicii de comunicatii rar folosite (nu renuntati insa la backup).
Obtineti rezultate si faceti vizibil acest lucru
Probabil ca pentru a obtine rezultate este nevoie sa schimbati destul de mult mentalitatea in cadrul organizatiei proprii, pornind de la deschiderea catre externalizare. Folositi ca aliati de baza serviciul financiar. Apelati la specialistii in vanzari proprii pentru negocierea contractelor atunci cand este nevoie (cel mai bun vanzator este cel mai greu negociator) sau contractati pe termen scurt firme specializate, va veti recupera rapid cheltuielile.
Incepeti de astazi nu de la anul ca sa puteti contabiliza in 2009 rezultatele
Pastrati un jurnal al reducerilor de costuri si prezentati-le de fiecare data cand aveti ocazia board-ului. Si un mic secret, nu le livrati pe toate deodata, asteptarile vor fi mai mari la anul, incepeti cu cele mai importante.
Pentru mai multe detalii autorul articolului va sta la dispozitie si poate fi contactat prin e-mail bogdan.tudor@classit.ro.
